Etika dan Kepribadian Sekertaris Kantor

A.   Pengertian Etika

Etika adalah ilmu tentang apa yang baik dan apa yang buruk dan tentang hak dan kewajiban moral (akhlaq); kumpulan asas atau nilai yang berkenaan dengan akhlaq; nilai mengenai nilai benar dan salah, yang dianut suatu golongan atau masyarakat. (Kamus Besar Bahasa Indonesia: 1989)

Etika adalah suatu ilmu yang membahas tentang bagaimana dan mengapa kita mengikuti suatu ajaran moral tertentu atau bagaimana kita harus mengambil sikap yang bertanggung jawab berhadapan dengan pelbagai ajaran moral. (Suseno: 1987)

      Hubungan antar pekerja kantor menuntut setiap orang untuk berlaku etis terhadap sesamanya. Dalam pengertian sehari-hari, etika sering disamakan dengan istilah etiket atau moral. Secara etimologi, istilah etika dalam bahasa Yunani “ethicos” atau berasal dari bahasa latin “ethicus” yang berarti kebiasaan. Etika adalah ilmu pengetahuan tentang dasar-dasar moral. Sasaran etika adalah moralitas, yaitu agar individu dapat membedakan mana yang baik dan mana yang jelek. (Rosidah&Sulistyani Ambar Teguh:169)

Berdasarkan beberapa pemikiran diatas etika menurut Bartens sebagaiman dikutip oleh abdul kadir, memberikan tiga arti etika yaitu :

1.       Etika dipakai dalam arti nilai-nilai dan norma-norma moral yang menjadi pegangan bagi seorang atau suatu kelompok dalam mengatur tingkah lakunya.arti ini dapat juga disebut sistem nilai dalam hidup manusia perseorngan atau hidup bermasyrakat

2.        Etika dipakai dalam arti kumpulan asas dan nilai moral,yang dimaksud

disi adalah kode etik

3.        Etika dipakai dalam arti ilmu tentang yang baik atau yang buruk .arti sini sama dengan filsafat moral.

Dalam perkembangannya etika dapat dibagi dua yaitu etika perangai dan etika moral.

a.             A.  Etika perangai

Adalah adat istiadat atau kebiasaan yang menggambarkan perangai manusia dalam hidup bermasyarakat di daerah tertentu dan pada waktu tertentu. Etika perangai tersebut diakui dan berlaku karena disepakati masyarakat berdasarkan hasil penelitian. Contoh etika perangai adalah berbusana adat, pergaulan muda mudi, perkawinan semenda, serta upacara  adat.

b.    Sementara itu untuk etika moral

adalah berkenaan dengan kebiasaan berperilaku baik dan benar berdasarkan kodrat manusia. Apabila etika tersebut dilanggar timbullah kejahatan yaitu perbuatan yang tidak baik dan tidak benar,kebiasaan ini berasal dari kodrat manusia yang disebut moral. Contoh moral adalah berkata dan berbuat jujur, menghormati orangtua, menghargai orang lain, berani membela kebenaran dan keadilan serta menyantuni anak yatim dan piatu.

Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris yang baik meliputi:

1. Cara berbusana
2. Cara berbicara
3. Cara Mendengarkan
4. Cara Duduk
5. Cara Berjalan.
6. Cara Makan dan Minum

  B. Manfaat Etika Bagi Sekretaris

Adapun manfaat etika bagi seorang Sekretaris, yaitu dapat membantu suatu pendirian dalam beragam pandangan dan moral, membantu membedakan mana yang tidak boleh dirubah dan mana yang boleh dirubah, sehingga dalam melayani tamu kita tetap mendapatkan apa yang layak diterima dan ditolak dalam mengambil sikap yang bisa dipertanggungjawabkan, membantu seseorang mampu menentukan pendapat serta menjadi jembatan bagi semua dimensi atau nilai-nilai yang dibawa tamu dan yang telah dianut oleh para pegawai.

Manfaat etika menurut (Ketut Rinjin, 2004 melalui Sjafri Mangkuprawira, 2006) yaitu :

1. Manusia hidup dalam jajaran norma moral, religius, hukum, kesopanan, adat istiadat dan permainan. Oleh karena itu, manusia harus siap mengorbankan sedikit kebebasannya.
2. Norma moral memberikan kebebasan bagi manusia untuk bertindak sesuai dengan kesadaran akan tanggung jawabnya = human act, dan bukan an act of man. Menaati norma moral berarti menaati diri sendiri, sehingga manusia menjadi otonom dan bukan heteronom.
3. Sekalipun sudah ada norma hukum, etika tetap diperlukan karena norma hukum tidak menjangkau wilayah abu-abu, norma hukum cepat ketuinggalan zaman, sehingga sering terdapat celah-celah hukum, norma hukum sering tidak mampu mendeteksi dampak secara etis dikemudian hari, etika mempersyaratkan pemahaman dan kepedulian tentang kejujuran, keadilan dan prosedur yang wajar terhadap manusia, dan masyarakat, asas legalitas harus tunduk pada asas moralitas.
4. Manfaat etika adalah mengajak orang bersikap kritis dan rasional dalam mengambil keputusan secara otonom, mengarahkan perkembangan masyarakat menuju suasana yang tertib, teratur, damai dan sejahtera.
5. Perlu diwaspadai nahwa ”power tend to corrupt”, ”the end justifies the means” serta pimpinan ala Machiavellian, yang galak seperti singa dan licin seperti belut.

  C.    Jenis-Jenis Etika

Dalam Sejarah lazimnya pandangan ini dilihat dari segi filosofis yang melahirkan etika filosofis, ditinjau dari segi teologis yang melahirkan etika teologis, dan ditinjau dari pandangan sosiologis yang melahirkan etika sosiologis. 

a.)    Etika filosofis

Etika filosofis adalah etika yang dipandang dari sudut filsafat. Kata filosofis sendiri berasal dari kata “philosophis” yang asalnya dari bahasa Yunani yakni: “philos” yang berarti cinta, dan “sophia” yang berarti kebenaran atau kebijaksanaan. Etika filosofis adalah etika yang menguraikan pokok-pokok etika atau moral menurut pandangan filsafat. Dalam filsafat yang diuraikan terbatas pada baik-buruk, masalah hak-kewajiban, maslah nilai-nilai moral secara mendasar. Disini ditinjau hubungan antara moral dan kemanusiaan secraa mendalam dengan menggunakan rasio sebagai dasar untuk menganalisa.

b) Etika teologis

Etika teologis adalah etika yang mengajarkan hal-hal yang baik dan buruk berdasarkan ajaran-ajaran agama. Etika ini memandang semua perbuatan moral sebagai:

1. Perbuatan-perbuatan yang mewujudkan kehendak Tuhan ataub sesuai dengan kehendak Tuhan.
2. Perbuatan-perbuatan sbegai perwujudan cinta kasih kepada Tuhan
3. Perbuatan-perbuatan sebagai penyerahan diri kepada Tuhan.

c) Etika sosiologis

       Etika sosiologis berbeda dengan dua etika sebelumnya. Etika ini menitik beratkan pada keselamatan ataupun kesejahteraan hidup bermasyarakat. Etika sosiologis memandang etika sebagai alat mencapai keamanan, keselamatan, dan kesejahteraan hidup bermasyarakat. Jadi etika sosiologis lebih menyibukkan diri dengan pembicaraan tentang bagaimana seharusnya seseorang menjalankan hidupnya dalam hubungannya dengan masyarakat.

 Adapun etika lain yang juga harus dipahami yaitu Etika Diskriptif dan Etika Normatif.

1.    Etika Diskriptif

       Etika ini berusaha meneropong secara kritis dan rasional sikap dan perilaku manusia dan apa yang dikejar oleh manusia dalam kehidupan sebagai sesuatu yang bernilai. Etika ini berbicara tentang kenyataan sebagaimana adanya tentang nilai dan pola perilaku manusia sebagai suatu fakjta yang terkait dengan situasi dan realitas konkrit. Dengan demikian etika ini berbicara tentang realitas penghayatan nilau, namun tidak menilai. Etika ini hanya memaparkab, karenyanya dikatakan bersifat diskriptif.

2.    Etika Normatif

       Etika ini berusaha untuk menetapkan sikap dan pola perilaku yang ideal yang seharusnya dimiliki oleh manusia dalam bertindak. Jadi etika ini berbicara tentang norma-norma yang menuntun perilaku manusia serta memberi penilaian dan hiambauan kepada manusia untuk bertindak sebagaimana seharusnya Dengan. Demikian etika normatif memberikan petunjuk secara jelas bagaimana manusia harus hidup secara baik dan menghindari diri dari yang jelek.

       D.   Tugas Sekretaris

Tugas Sekretaris jika dilihat berdasarkan ruang lingkupnya, tugas sekretaris dikelompokkan           menjadi delapan diantaranya yaitu

1. Tugas Rutin

yaitu berbagai macam tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah.contohnya:

Membuka surat-surat, Menerima dikte pimpinan, Menerima tamu, Menerima telepon, Menyimpan arsip atau surat, Menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan, dll.

        2.  Tugas khusus

yaitu suatu tugas yang diperintahkan secara langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini diberikan sebab adanya unsur kepercayaan bahwa tugas dari sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.

       3. Tugas Istimewa 

yaitu suatu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, seperti : Membetulkan letak atau posisi dari alat tulis, dan perlengkapan yang diperlukan pimpinan, Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan berbagai informasi kepada relasi, dsb.

       4.  Tugas Sosial seperti

yaitu Mengurusi rumah tangga kantor atau perusahaan, Mengatur berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangannya, dll

        5. Tugas Keuangan

yaitu biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan dengan petty cash (uang cadangan atau kas kecil). Tugas keuangan ini diantaranya:Mengurusi urusan keuangan pimpinan di Bank, seperti misalnya: penyimpanan uang di Bank, pengambilan uang dari Bank, penarikan cek dll.

        6.  Tugas sekretaris sebagai resepsionis

diantaranya yaitu: Menerima dan juga menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, Menerima tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, Mencatat berbagai janji untuk pimpinan, Menyusun acara kerja pimpinan sehari-hari.

        7.  Tugas insidental

yaitu tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris, diantaranya meliputi: Menyiapkan laporan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan pidato/pernyataan pimpinan, Membuat ikhtisar dari berbagai berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, brosur, majalah dan berbagai macam media lain, yang ada kaitannya dengan kepentingan kantor atau perusahaan.

       8.   Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

ini terjadi ketika 2 (dua) orang atau lebih saling menerima serta memberikan yang berupa suatu informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan sangat melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir berbagai pertemuan tersebut.

        E. Kepribadian Sekretaris Profesional

          Peran dan keberadaan sekretaris menjadi tumpuan keberhasilan seorang piminan dalam menjalankan fungsi managerialnya. Bahkan menjadi salah satu faktor penentu bagi produktvitas perusahaan/lembaga. Dengan demikian kepribadian seorang sekretaris penting dibangun dan dikembangkan terus menerus guna membangun profesionalisme seorang sekretaris itu sendiri.  Kepribadian sering diidentikan dengan identitas seseorang, baik watak, perbuatan, sifat maupun tindakan yang merupakan usaha seseorang mengaktualisasikan jati dirinya. Kepribadian sekretaris profesional dapat dikembangkan dari berbagai segi yang mencakup hal-hal berikut ini :                 

       1. Mampu mengenali dirinya dengan baik.

Dimana seorang sekretaris tersebut harus berbuat jujur dalam menilai diri sendiri. Yang berarti mau menerima kekurangan serta kelebihan yang ada pada dirinya. Hal inilah yang akan membawa Sekretaris untuk selalu berfikir optimis, positif dan menghargai orang lain. Ada juga hal-hal yang perlu dilakukan seperti :                                                                                                                 a.Menciptakan kepribadian yang lebih menarik                                                                                         b.Mencari kelebihan yang terpendam dalam diri                                                                                      

      c.Menghilangkan kebiasaan buruk yang ada pada diri

      d.Terbuka dengan rekan kerja, serta

      e. Jangan merusak diri sendiri dengan ketakutan-ketakutan yang tidak beralasan.

      2. Siap untuk menerima kritik

Menjadi seorang sekretaris harus terbuka menerima kritik serta semua saran dengan baik, dimana semua saran serta kritikan tersebut akan membawa sekretaris dalam berbuat yang lebih baik lagi. Beberapa hal dalam menerima kritik, yaitu :

       a.  Hindari sikap reaktif

       b.  Mintalah saran atau nasihat dari oarng lain

       c. Berusaha tenang dan jujur mengakui

d     d. Belajar dari kesalahan

       e. Bersikaplah terbuka, dan

f      f.  Milikilah rasa penuh perhatian kepada pimpinan / rekan kerja.

      F.   Pola Pikir Sekretaris Profesional

    1.  Mampu berfikir positif

Merupakan cara pandang seseorang terhadap berbagai masalah dengan tetap memandang secara positif. Dimana sikap ini akan menghasilkan sesuatu yang positif pula. Ini harus tetap diterapkan untuk sekretaris dimanapun serta dalam keadaan kapanpun. Karena sekretaris merupakan orang yang terdekat dengan pimpinan dan sering berhadapan dengan pihak luar, termasuk relasi ataupun kolega.  

    2. Berfikir Konstruktif

Membangun kesadaran yang bersifat membina, membangun dan memperbaiki. Sehingga tidak tenggelam dalam kepesimisan dan ketakutan yang tidak beralasan.Dengan pemikiran konstruktif ini kita tidak akan terjebak dengan hal-hal yang sama, namun senantiasa memikirkan bagaimana seorang sekretaris mampu menghasilkan karya yang terbaik.

    3.  Berfikir Efektif

Yaitu, cara pandang seseorang untuk mencapai suatu tujuan melalui kesakapan yang dimilikinya. Seorang sekretaris profesional harus memiliki cara pandang yang mengarah pada pencapaian tujuan dengan pemikiran yang praktis dan sistematis.

      G.  Citra Positif Bagi Sekretaris

            Masyarakat modern dan perusahan yang bonafide membutuhkan sekretaris tidak hanya rajin dan jujur saja, dan itu bukan merupakan rumusan sekretaris masa depan.

            Rumusan sederhana untuk memudahkan dalam membentuk kepribadian seorang sekretaris, yaitu (ABCC) :

1.  Good Appearance,

Bukan berarti cantik dalam wajah, tetapi merangkum segala keluwesan dan kesopanan dalam tindakan. Penampilan sekretaris harus dapat diterima di lingkungan kantor tempat bekerja. Seperti cara berpakaian dan berdandan.

      2. Good Behaviour,

Berarti tingkah laku yang baik. Setiap sikap / gerak-gerik mempunyai nilai yang beraneka ragam. Dalam hal ini,  sekretaris harus berupaya mengajar diri sendiri agar menjadi pribadi yang disenangi oleh siapa saja, kapan saja, dimana saja dalam suasana apapun.

      3. Good Character,

Tuntutan masyarakat yang menghendaki seseorang mempunyai karakter yang baik dalam pergaulan. Lebih-lebih dalam hubungannya dengan pimpinan/lembaa di tempat kerja. Seperti kejujuran, pikiran positif, taat beribadah, menghargai oranglain serta bekerja keras penuh semangat dan tulus.

      4.  Good Capability,

Kecakapan atau kemampuan sangat dibutuhkan dalam melakukan segala pekerjaan bahkan dalam kehidupan manusia. Oleh karena itu, sekretaris harus berusaha meningkatkan kemampuannya untuk menunjang kelancaran pekerjaan/pengembangan organisasinya.

Pengertian tentang penampilan

            Menurut pendapat para ahli pengertian penampialan adalah :

1)      Penampilan diri ialah pembentukan diri seseorang untuk menjadi lebih menarik terutama dari segi fiskal dan juga pembentukan kepribadian yang mempesonakan terutama bagi kaum wanita.

2)      Penampilan adalah cara seseorang merubah dirinya menjadi lebih baik dalam berpenampilan.

3)      Penampilan yaitu suatu proses untuk merubah diri menjadi lebih menarik untuk dipandang.

4)      Penampilan Ideal yaitu penampilan yang dirasa pas oleh orang tersebut atau penampilan yang tidak berlebih.

5)      Penampilan Menarik yaitu penampilan yang indah dipandang dan penampilan yang memiliki daya tarik bagi orang yang memandangnya.

 Penampilan bagi seorang Sekretaris

                Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etika seorang sekretaris. Selain itu, penampilan sekretaris untuk dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatikan hal-hal berikut ini :

1. Kondisi Fisik

Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun 

kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan,

antara lain :

a. Makan makanan yang cukup gizinya.

b. Olahraga yang cukup.

c. Istirahat yang cukup.

Untuk kantor- kantor atau perusahaan yang cukup besar dan maju pada saat - saat 

tertentu dilakukan pemeriksaan terhadap pegawainya.

2. Perawatan Badan

Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :

a. Perawatan rambut.

b. Perawatan wajah atau muka.

c. Perawatan tangan dan kaki.

             Ciri dari Sekretaris yang Ideal

Sekretaris adalah pekerja kantor atau asisten yang bertugas mengerjakan pekerjaan kantor,melaksanakan tugas-tugas administrtif,dan tugas-tugas pribadi dari pimpinan seperti mengatur pejalanan dinas pimpinan,megatur agenda pimpinan,jadwal meeting dan lain-lain .Serta sekretaris adalah orang yang mampu menjaga rahasia perusahaaan.

Dalam hal penampilan sekretaris harus dapat tampil dengan rapi,bersih dan segar,cantik bukan merupakan syarat mutlak menjadi seorang sekretaris.Namun yang paling penting adalah inner beauty sekretaris itu sendiri.

Dimanapun sekretaris itu berada ia harus mampu menjaga citra perusahaan dengan tidak terlibat tindak kriminal atau tindak pidana yang lain.

Dari uraian di atas,berikut adalah ciri-ciri seorang sekretaris ideal:

1.      Baik dan bertanggung jawab
2. Menampilkan citra perusahaan
3. Berpenampilan menarik
4. Memahami wewenang dan tanggung jawab dengan baik
5. Mampu dan pandai menjaga rahasia perusahaan
6. Menguasai teknologi
7. Cekatan,terampil,cermat,dan pintar
8. Memahami karakter atasan
9. Memiliki etika yang baik
10.Pandai berbicara di depan publik
11.Mampu menjaga kondisi fisik dan psikhis dengan baik

Penampilan Seorang Sekretaris yang Menarik

1.   Tata Rambut (Hair Style)
      Tata rambut bagi sekretaris jangan sampai mengganggu saat dia bekerja, misalnya terlalu panjang, terurai tanpa diikat. Adalah tidak sopan jika sekretaris harus menyisir dan membenahi rambut di ruangan kerja, terlebih lagi jika sedang ada tamu di ruangan tersebut. sebenarnya bagi sekretaris model rambut harus diperhatikan, disamping kebersihan, rambut juga harus di pelihara, model gondrong atau crew cut juga tidak disarankan untuk seorang sekretaris.
2.   Tata Rias (Make Up)
      Hendaknya menghindari merias muka sampai menyita waktu terlalu banyak sebelum sekretaris berangkat kerja, dengan pengertian jika sekretaris merias muka hendaknya dilakukan dengan cepat tetapi dapat bertahan lama. Sangat disarankan agar wajah sekretaris selalu tampak segar sepanjang ia bekerja, oleh karena itu harus dicegah jangan sampai kurang tidur agar tetap sehat selama bekerja.
3.   Tata Busana 
      Tidak disarankan mengenakan pakaian dengan warna - warni yang mencolok, tapi sebaiknya mengenakan warna polos dapat berupa model two-pieces atau three-pieces. kedua, jangan memakai rok terlalu pendek, minimal 3 cm diatas lutut dan bagian dada yang terlalu terbuka.
4.   Pose dan Gaya Berjalan
      Selama sekretaris duduk ditempat kerjaannya, menerima tamu atau berbicara dengan tamu harus menjaga jangan sampai terlihat letih, lesu, kurang percaya diri atau memberi kesan bermalas malasan. Hindari gaya pose yang memberikan kesan sensual , demikian juga ketika berjalan seharusnya tidak menunduk atau sambil menggigit jari dan tersipu malu. Gaya ini biasanya dilakukan oleh sekretaris yang kurang percaya diri.