Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan

1. Menetapkan kebutuhan bahan dan alat kearsipan

A.    PENGERTIAN ARSIP

Secara etimologi ( asal usul kata ), kata “arsip” berasal dari

1.      Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu,

2.      Bahasa Latin, yaitu ielum ( bundel )yang artinya tali atau benang,

3.      Bahasa Inggris , yaitu archieve, artinya kumpulan warkat; “record” artinya catatan ; dan “file” artinya sekumpula informasi atau warkat,

4.      Bahasa Belanda, artinya archief artinya warkat,

5.      Bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya warkat.

Dari pengertian tersebut diatas, dapat disimpulkan arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis,tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu

B.     JENIS –JENIS ARSIP

1.      Jenis – jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya

Berdasarkan bentuk fisiknya, arsip dibagi sebagai berikut.

a.       Arsip yang berbentuk lembaran. Contoh : surat, kutansi , faktur , dan poto.

b.      Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Contoh : disket, flash disk, mikro film, dn rekaman pada pita kaset.

2.      Jenis – jenis arsip berdasarkan masalahnya

Berdasarkan masalahnya, arsip dibagi sebagai beikut.

a.       Financial record, yaitu arsip –arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Contoh : kuitansi, giro, cek dan kartu kredit.

b. Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Contoh : catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, dan harga.

c. Personal record, yaitu arsip –arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh : surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi pegawai dan surat keputusan.

d. Sales record, yaitu arsip – arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh : data penjualan dan daftar nama agen dan distributor.

e.  Production record, yaitu arsip –arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh : arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang digunakan, dan jenis dan kualitas barang.

3.      Jenis – jenis arsip berdasarkan pemiliknya

Berdasarkan pemiliknya, arsip dibagi sebagai berikut.

a.       Lembaga pemerintahan

1)      Arsip nasional di Indonesia ( Arsip Nasional Republik Indonesia )

2)      Arsip nasional di setiap ibu kota daerah tingkat I (Arsip Nasional Daerah)

b.      Instansi pemerintahan / swasta

1)      Arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer adalah arsip aslinya, sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan atau karbon kopi.

2)      Arsip sentral atau arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap bagian organisasi.

4.      Jenis – jenis arsip berdasarkan sifatnya

Berdasarkan sifatnya, arsip dibagi sebagai berikut.

a. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi. Contoh : surat undangan dan surat pemberitahuan.

b. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Contoh :surat lamaran kerja dan surat tagihan.

c. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubunganya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contoh : surat perjanjian dan surat kontrak.

d.Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya ( bernilai sejarah/ilmiah ). Contoh : naskah proklamasi dan surat keputusan hasil penelitian ilmiah.

e. Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam suatu organisasi. Contoh : hasil penilaian pegawai dan strategis pemasaran.

5.      Jenis – jenis arsip berdasarkan fungsinya

Berdasarkan fungsinya, arsip dibagi sebagai berikut.

Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dibedakan sebagai berikut.

1)      Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor.

2)      Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi kadang-kadang masih dipergunakan.

3)      Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan.

Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, mau untuk penyelenggaraan administrasi Negara.

C.     NILAI GUNA ARSIP

Arsip memiliki nilai guna, antara lain sebagai berikut.

1.      Nilai penerangan, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan sebagai bahan informasi, pemberitahuan.contoh : surat pengumuman.

2.      Nilai yuridis, yaitu arsip yang dapat dipergunakan sebagai bahan atau alat pembuktian dalam peristiwa hukum. Contoh : akte kelahiran, surat perjanjian dan kuitansi.

3.      Nilai historis, yaitu arsip yang dapat menggambarkan suatu kejadian/peristiwa dari masa lampau. Contoh : teks proklamasi.

4.      Nilai ilmiah, yaitu arsip yang dapat dipergunakan untuk penggembangan ilmu penggetahuan dan pnyelidikan. Contoh : hasil karya tulis.

5.      Nilai guna fiskal, yaitu asrip yang mempunyai kegunaan dalam bidang keuangan. Contoh : kuitansi dan bukti pembayaran pajak.

D.     PENGERTIAN KEARSIPAN

    Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, penggumpulan, penggaturan, memelihara, da penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.  Tujuan penyelenggaraan kearsipan, antara lain sebagai berikut.

1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman

2.  Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat

3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan.

4. Untuk menghemat tempat penyimpanan.

5.  Untuk menjaga kerahasiaan arsip.

6.  Untuk menjaga kelestarian arsip.

7.  Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang pertanggungjawaban, perencanaan,pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

E.   JENIS - JENIS PERALATAN KEARSIPAN

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan.     Peralatan ini pada umumnya tahan lama ( dapat digunakan bertahu-tahun ) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, pelastik dan sebagainya.

 Fungsi peralatan kearsipan antara lain :

1. Sebagai sarana penyimpanan arsip
2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan.

3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.
 Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut 
1. Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar ( horizontal ) dimana arsip atau dokumen saling bertumpukan pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam .

                2. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map     dilakukan  secara tegak lurus ( vertikal ) dimana arsip disusun berderet kebelakang.

                  3. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri ( lateral ) dimana arsip disusun berderet menyamping.

                      Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut.

                             1.    Filling cabinet, yaitu lemari yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci,                                     tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat                                     menampung kurang dari 5.000 lembar arsip ukuran kertas yang disusun                                     berdiri tegak lurus ( vertikal )  berderet ke belakang. Filling cabinet                                                       berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.

                             2.    Rotary ( alat penyimpanan berputar ), yaitu semacam filling cabinet tetapi                                     penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan                                                  secara berputar sehingga tidak banyak memakan tenaga, arsip disimpan                                     pada alat ini secara lateral.

                             3.    Lemari arsip, yaitu lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai                                     bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri                                                       menyamping ( lateral ) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke dalam                                     ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar ( horizontal ) dengan                                     terlebih dahulu arsip dimasukan di map.

                             4.    Rak arsip, yaitu lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun                                     secara lateral ( menyamping ). Arsip - arsip yang akan disimpan di rak                                                  terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip.

                             5.    Map arsip,yaitu lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau                                      pelastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip-arsip                                      yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar.

Ada beberapa macam map arsip, antara lain sebagai berikut.

A. Stopmap folio

B. Map snelhecter

C. Folder

D. Hangging folder

                             6.     Guide, yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai                                      penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

                             7.     Ordner, yaitu map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di                                      dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam                                                      ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

                             8.     Stapler, yaitu alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.                                      Stapler digunakan dengan menggunakan tenaga manusia serta baru                                                        berfungsi apabila diisi dengan staples.

Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi :

A. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.

B. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu        membendel 10-20 lembar kertas.

                     C.Stapler besar, yaitu stapler yang bentuk nya besar dan mampu                                  membendel lebih dari 20 lembar  kertas.

                          9.     Perforator, yaitu alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator                                   digerakkan dengan tenaga manusia, perforator membuat lubang dengan                                   diameter 5 mm.

                             10.   Numerator, yaitu alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran                                      dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan                                      menjadi sebagai berikut.

A. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan     terdiri dari  4-6 digit

B. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih           besar dan terdiri lebih dari 6 digit.

                             11.   Kotak / box, yaitu kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang                                      bersifat inaktif. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu                                                       disimpan ke dalam folder, dan lebih baik nya kotak ini ditempatkan pada                                      rak arsip ( lateral ) berderet ke samping.

                             12.   Alat sortir, alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang                                      diterima, diproses,dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-                                                     masing.

                             13.   Label, yaitu alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder                                      yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.

                             14.   Tickler file, yaitu alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi                                       baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang                                       berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kartu lain yang                                       memiliki jatuh tempo.

                             15.   Cardex ( card index ) cabinet, yaitu alat yang digunakan untuk                                       menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci - laci yang dapat                                       ditarik keluar memanjang.

                             16.   Rak/ laci kartu,yaitu laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak,                                      untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal.

                             17.   Alat penyimpanan khusus, yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan                                      arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD(compact                                      disk), kaset dan sebagainya.

F.JENIS-JENIS PERLENGKAPAN KEARSIPAN

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang  biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama ( penggunaannya relatif singkat ). Beberapa perlengkapan kearsipan, anatara lain sebagai berikut

1. Kartu Indeks                                                              

Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu identitas dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

Kartu indeks mencatat informasi tentang :

a.       Judul/nama surat,

b.      Nomor surat,

c.       Hal surat,

d.      Tanggal surat,

e.       Kode surat,

f.        Kode kartu indeks.

2.Kartu Tunjuk Silang 

Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silang,tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja, waktu, dan peralatan. 

       3..  Lembar Pinjam Arsip (Out Slip)

Lembar pinjam arsip (out slip) adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.

Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip, antara lain sebagai berikut.

a.       Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip

b.      Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam.

c.       Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam.

d.      Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan.

e.       Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3 , antara lain sebagai berikut.

a.       Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam.

b.      Lambar ke-2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman.

c.                         c. Lembar ke-3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai berikut.      4.  Map Pengganti ( Out Folder )

Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti ( out folder ) dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi.

     5. Buku Arsip 

      Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.

G. MENGHITUNG KEBUTUHAN PERALATAN

DAN PERLENGKAPAN KEARSIPAN

Seperti telah disebutkan di atas bahwa untuk menentukan /memilih arsip yang akan digunakan salah satu pertimbangannya adalah tentang biaya yang tersedia. Agar biaya yang tersedia dapat digunakan secara efisien dan efektif, maka perlu dilakukan analisa/pertimbangan yang cermat terhadap kebutuhan peralatan dan perlengkapan. Hal ini sangat penting agar tidak ada peralatan dan perlengkapan yang tidak digunakan. Untuk mengetahui peralatan dan perlengkapan apa saja yang sangat dibutuhkan oleh suatu kantor, maka bagian penggandaan barang dapat melakukan survei terhadap kebutuhan peralatan. Survei dilakukan secara intern dan ekstern. Secara intern dapat dilakukan dengan mendata peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan oleh setiap unit kerja. Adapun dapat dilakukan secara ekstern yaitu dengan mencari peralatan dan perlengkapan yang bermutu baik dengan harga yang bersaing.

            Sarana yang dibutuhkan dalam perhitungan kebutuhan perlengkapan arsip.

1.      Kartu Deskripsi

a.   Kartu deskripsi terbuat dari kertas HVS/Duplikator.

b.  Ukuran kertas deskripsi 10cm x 15cm atau seperempat kertas HVS/Duplikator ukuran folio.

c.   Setiap kartu deskripsi digunakan untuk mendeskripsikan arsip rata-rata setebal 0,2 cm.

2.      Kertas pembungkus

a.   Kertas pembungkus terbuat dari kertas yang bebas asam atau kertas samson.

b.   Ukuran kertas pembungkus adalah 90 cm x 40 cm atau sepertiga ukuran kertas samson.

c.   Setiap satu kertas pembungkus digunakan untuk membungkus arsip rata-rata setebal 0,2 cm.

3.      Kotak Arsip

a.    Kotak arsip terbuat dari kertas karton yang bebas asam.

b.    Ukuran kotak arsip, yaitu panjang = 38cm , lebar = 10cm , dan tinggi = 27cm.

4.      Rak Arsip

a.    Rak arsip atau roll o`pack terbuat dari metal.

b.    Panjang rak arsip = 107 cm

c.    Setiap rak arsip terdiri dari 5 trap / shelf.

d.    Setiap trap berisi 10 kotak arsip ukuran 10 cm.

5.      Alat Tulis Kantor dan Sarana Lain

Kertas HVS, spidol, marker, cutter, tali rapia, dan sebagainya, penyediaan disesuaikan dengan kebutuhan.

2. MEMILIH SISTEM YANG SESUAI

A. Asas Pengelolaan Kearsipan

Asas pengelolaan surat/arsip adalah penentuan kebijakan pengorganisasian kegiatan pengelolaan secara baku pada suatu instansi. Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat dibuat atau diterima oleh suatu organisasi perusahaan sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan ( retensi ), dan dimusnahkan.

Untuk keperluan pengelolaan arsip, ada beberapa pilihan asas pengelolaan arsip yang dapat diterapkan sesuai dengan tipe organisasi perusahaan yang bersangkutan, antara lain sebagai berikut.

1.     Asas Sentralisasi

Asas sentralisasi adalah pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu organisasi yang disebut unit kearsipan.

Jadi dengan kata lain unit kearsipan adalah satuan kerja yang kegiatan pokoknya meliputi pengendalian dan pengurusan surat/arsip. Sedangkan unit kerja adalah satuan kerja tertentu yang menangani suatu bidang dalam suatu organisasi.

Dengan asas sentralisasi ini, maka :

a.     Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan serta pengendalian dan penyimpanan surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kearsipan,

b.  Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan terlebih dahulu kepada unit kearsipan dan baru boleh diterima oleh unit pengolah setelah dilakukan pencatatan oleh unit kearsipan sesuai dengan tugas nya,

c.    Penggunaan sarana pencatatan sudah lebih efisien, baik kartu kendali maupun lembar pengantar, karena cukup dengan rangkap dua.

Asas ini akan berjalan dengan baik dan lancar apabila memenuhi kriteria sebagai berikut.

a.   Organisasi masih kecil dan telah memiliki program menajemen kearsipan yang mantap.

b.  Adanya jaminan kerahasiaan arsip, khususnya yang terkait dengan kebijakan arsip rahasia, termasuk arsip personil. Seringkali konsep sentralisasi ditolak oleh para pengguna karena khawatir kerahasiaan informasi tidak terjamin, khususnya yang terkait dengan arsip kepegawaian dan keuangan.

c.     Kondisi lingkungan gedung tidak terpisah-pisah ( saling berdekatan ).

Adapun keuntungan asas sentralisasi, antara lain sebagai berikut.

a.       Adanya keseragaman sistem dan prosedur.

b.    Arsip hilang atau kesalahan penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip dikelola  oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas pengelolaan arsip ( tenaga profesional ).

c.   Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali karena akan segara diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan.

d.      Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efisien dan efektif.

e.  Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar. Secara terprogram akan dapat dilakukan pemusnahan atau pemindahan ke arsip inaktif.

f.       Pengawasan lebih mudah.

Selain keuntungan, asas sentralisasi juga memiliki kelemahan, anatar lain sebagai berikut.

a.       Keseragaman asas belum tentu cocok untuk semua unit kerja.

b.      Bagi organisasi kantor yang bagian-bagiannya tidak berada dalam satu kompleks dan terpencar-pencar di beberapa tempat, maka pelaksanaan asas sentralisasi kurang tepat karena pekerjaan menjadi lebih lambat.

c.       Petugas kearsipan belum tentu paham dengan permasalahan-permasalahan unit kerja, sehingga dapat terjadi salah persepsi dalam menilai sebuah arsip.

d.      Kemungkinan arsip tidak dapat ditemukan besar karena arsip hilang atau terselip.

2.     Asas Desentralisasi

Asas desentralisasi adalah pengendalian kegiatan pengelolaan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Masing-masing unit kerja dalam organisasi melaksanakan dan mempertanggungjawabkan pengelolaan surat/arsipnya, dari penerimaan, pencatatan, sampai dengan pengiriman surat.

Dengan asas desentralisasi ini, maka :

a.   Pengelolaan, pengarahan, dan pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengolah,

b.    Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada penerimaan dan pengelolaan, serta penyimpanan arsip inaktif,

c.      Penggunaan sarana pencatatan surat, baik kartu kendali maupun lembar pengantar.